รู้จักและเริ่มใช้งาน JIRA Project Management Software (¼)

รู้จักและเริ่มใช้งาน JIRA Project Management Software (¼)

 

การทำงานกับปัญหาล้วนเป็นของคู่กัน โดยเฉพาะการติดตามงาน คำถามอย่างเช่น “งานที่สั่งไปถึงไหนแล้ว” หรือไม่ก็ “โปรเจคจะส่งได้เมื่อไหร่” เป็นเรื่องน่าเบื่อสำหรับทั้งคนถามและคนตอบ โดยเฉพาะการที่ได้รับคำตอบกลับมาว่า “งานไหนครับ” หรือ “ไม่รู้เหมือนกันครับว่าถึงไหน”

และถ้ามานึกกันเพิ่มเติม ปัญหาที่ชวนปวดหัวที่เจอได้บ่อยๆ ในที่ทำงาน ก็อย่างเช่น

ความปวดหัว 1 คะแนน – ไม่รู้ถึงสถานะปัจจุบันของงาน
ความปวดหัว 2 คะแนน – ไม่รู้ว่าตัวเองต้องทำอะไร
ความปวดหัว 3 คะแนน – ไม่รู้ว่าจะหาข้อมูลที่ต้องการได้จากไหน
ความปวดหัว 4 คะแนน – ไม่เห็นภาพรวมหรือเป้าหมายของงาน
ความปวดหัว 5 คะแนน – ลืม!

องค์กรต่างๆ แก้ปัญหาดังกล่าวด้วยการทำผังองค์กร การวางแผนงาน การสร้างกฎเกณฑ์การสื่อสารต่างๆ เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้ราบรื่น แต่สาเหตุที่แท้จริงของปัญหาอาจจะไม่ได้รับการแก้ไข ซึ่งถ้ามาวิเคราะห์อย่างจริงจังแล้ว ปัญหาในที่ทำงานมักมีสาเหตุจาก “คน” คือ

  • การขาดทางเลือกหรือสิทธิในการออกความเห็น
  • ความรู้สึกไม่เท่าเทียมในงานที่รับมอบหมาย
  • การขาดความรับผิดชอบและสำนึกถึงความมีส่วนร่วม
  • การขาดความเชื่อมโยงกับเป้าหมายที่แท้จริงของงาน
  • การปิดบังข้อเท็จจริงจากความผิดพลาด
  • การขาดการประเมินผลการทำงานที่แม่นยำ

ดังนั้น หัวหน้าหรือผู้นำองค์กรจำเป็นต้องมีทักษะในการบริหารคน มองเห็นและเข้าใจสาเหตุของปัญหา และทำการแก้ไข แต่ว่าในความเป็นจริงสิ่งนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย ยิ่งมีงานจำนวนมากและคนจำนวนมาก จำนวนปัญหาก็ยิ่งทวีคูณมากขึ้นเป็นเงาตามตัว

เพื่อที่จะแก้ปัญหาเหล่านี้ จึงมีซอฟท์แวร์ประเภท Task Management เกิดขึ้น เป็นเครื่องมือช่วยประสานให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งที่จะแนะนำนี้เป็นซอฟต์แวร์จากบริษัท Atlassian ชื่อว่า JIRA (อ่านว่า จี-ร่า หรือ ไจ-ร่า) ที่ได้รับความนิยมสูงในปัจจุบันจากหลากหลายองค์กรทั่วโลก

 

 

Task Management Software คืออะไร
Task Management Software หรืออีกชื่อคือ Project Management Software มีความหมายตรงตัวตามชื่อของมัน คือเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้องค์กรบริหารจัดงานได้สะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้วางแผนและมอบหมายงาน เป็นตัวกลางสื่อสาร และรายงานภาพรวมหรือวัดผลสำเร็จของงานได้

จะดีแค่ไหนถ้าทุกคนในทีมเปิดคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์และเห็นงานที่จะต้องรับผิดชอบหรือใกล้ถึงกำหนดส่งเป็นภาพเดียวกัน รู้ว่าวันนี้ต้องทำอะไร เชื่อมโยงข้อมูลจากลูกค้าหรือแผนกอื่นเข้าด้วยกัน ในขณะที่หัวหน้าทีมก็สามารถเห็นถึงความคืบหน้าหรือปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันที ให้ทีมได้ใช้เวลาและความสามารถในการทำงานได้เต็มที่ แทนที่จะต้องคอยจดจำหรือค้นหาข้อมูลมาเพื่อใช้ทำงาน

ซอฟต์แวร์ประเภท Task Management นั้นมีอยู่มากมาย แต่ JIRA มีความโดดเด่นในความสะดวกของการค้นหาข้อมูลและการปรับแต่งที่หลากหลาย ผู้ใช้สามารถออกแบบการเก็บข้อมูล และขั้นตอนของงานได้อิสระ กำหนดสิทธิการใช้งาน รูปแบบการแจ้งเตือน และเชื่อมต่อกับระบบซอฟต์แวร์อื่นๆ รวมถึงมีส่วนขยาย (add-ons) ให้ใช้จำนวนมาก ทำให้มีองค์กรมากมายนำ JIRA ไปประยุกต์ใช้กับงานประเภทต่างๆ อาทิเช่น

  • Project management
  • Software development
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Sales and Marketing
  • Human Resources

ความแตกต่างของ JIRA และ Microsoft Project

อาจจะมีคำถามว่า JIRA แตกต่างกับซอฟต์แวร์ Project Planning เช่น Microsoft Project อย่างไร

คำตอบคือ แตกต่างกันในลักษณะการใช้งาน เพราะโดยส่วนใหญ่ผู้ใช้ Microsoft Project จะเป็นหัวหน้าทีมหรือ Project Manager ไม่กี่คน ซึ่งหัวหน้าทีมต้องวางแผนและอัพเดทสถานะงานต่างๆ ด้วยตนเอง แตกต่างจาก JIRA ที่หัวหน้าเพียงวางแผนและมอบหมายงานให้แต่ละคนในทีมอัพเดทสถานะงานของตนเอง เป็นการลดภาระของหัวหน้าทีม ทำให้สะท้อนสถานะที่แท้จริงของงานได้เที่ยงตรงขึ้น

ประโยชน์ของการใช้งาน JIRA
นอกเหนือจากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นแล้ว ระบบ Task Management ที่ดีก็สามารถช่วยบรรเทาสาเหตุของปัญหาต่างๆ ในองค์กรที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ได้เช่นกัน เพราะระบบการทำงานที่ดีจะช่วยส่งเสริม Core Value หรือคุณค่าระดับองค์กรในด้านต่างๆ ต่อไปนี้

  1. Clarity สร้างการสื่อสารที่ชัดเจน
    การใช้ช่องทางการสื่อสารหลากหลายเช่น โทรศัพท์, อีเมล์, LINE ทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย การมีศูนย์กลางในการสื่อสารผู้ใช้แลกพูดคุยเปลี่ยนข้อมูล ส่งต่องาน และอัพเดทสถานะงานในระบบเดียว ช่วยให้ค้นหาข้อมูลได้ถูกต้องและรวดเร็ว
  2. Transparency สร้างความโปร่งใสในการทำงาน
    ความเสียหายขององค์กรบางครั้งเกิดจากการปิดบังความผิดพลาดและไม่ยอมเปิดเผยข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา หรืออาจมีกล่าวโทษกันทำให้ส่งผลถึงขวัญกำลังใจของคนในทีม โดยทั่วไป การสอบสวนสาเหตุของปัญหาย้อนหลังนั้นยาก แต่ JIRA จะบันทึกกิจกรรมของงานไว้อย่างชัดเจน ทำให้สามารถตรวจสอบหาต้นตอความผิดพลาดง่ายขึ้น
  3. Accountability สร้างความรู้สึกมีส่วนร่วมและความรับผิดชอบ
    ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการทำงานหลายระดับ คนทำงานอาจไม่เข้าใจในเป้าหมายที่มีร่วมกัน การใช้ JIRA จะทำให้สมาชิกเห็นภาพรวมของการทำงาน ติดตามงานได้ง่าย ทำให้แต่ละคนเห็นสถานะงานที่ตนต้องรับผิดชอบและผลกระทบต่องานของผู้อื่น กระตุ้นให้ตระหนักถึงความสำคัญในส่วนงานของตนเอง
  4. Measurability สร้างการประเมินประสิทธิภาพที่วัดผลได้
    ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของงานควรเป็นสิ่งที่วัดผลได้ ซึ่ง JIRA สามารถรวบรวมและสรุปข้อมูลที่เกิดขึ้นตามจริงเพื่อใช้ชี้วัดประสิทธิภาพของทีมด้านต่างๆ เป็นข้อมูลที่แม่นยำสำหรับหัวหน้าหรือผู้บริหารสำหรับประเมินประสิทธิภาพของทีม

เมื่อแก่นปัญหาของงานไม่ใช่แค่เรื่องของเนื้องาน หากแต่ยังเป็นเรื่องของการทำงานระหว่างคน ซึ่งการมีซอฟต์แวร์มากำหนดกรอบการทำงาน เปิดเผยสถานะของงาน และช่วยสื่อสารระหว่างกันก็เป็นเครื่องมือให้ทำงานกันได้สะดวกมากขึ้น และสุดท้ายแล้วประโยชน์ที่องค์กรได้รับก็อาจเยอะจนคุณคาดไม่ถึงก็เป็นได้

ในบทความหน้า เราจะเจาะลึกถึงโครงสร้างของ JIRA และเมื่อเราเข้าใจพื้นฐานของซอฟต์แวร์แล้ว เราจะมาเริ่มต้นใช้งาน JIRA ไปด้วยกัน